Su tiempo de respuesta puede enviar un mensaje bueno o malo a los interesados en sus servicios. ¡Descubra por qué es importante el tiempo de respuesta y cómo puede alejar a la gente!

Un estudio realizado por Lead Connect encontró que el 78% de los clientes comprarán a la empresa que responde primero a su consulta. Pero, ¿por qué? ¿Cuáles son las razones detrás de esto?

A menudo, los nuevos pacientes ya han buscado varios lugares a los que ir. Si creen que su oficina puede ayudarlos, un tiempo de respuesta deficiente puede enviarlos a otro lugar o alejarlos. Un mal tiempo de respuesta puede hacer que una persona se sienta poco importante y no vale la pena mucho de su tiempo. Para los nuevos pacientes que han contactado con más consultorios a la vez, por lo general se sienten más atraídos por ir con la persona que responde a ellos primero.

Cuando se trata de correos electrónicos, generalmente vemos un mensaje en el sitio web de la marca indicando que responderán en un plazo de 24 horas. Si bien responder en 24 horas es una gran señal, los consumidores aprecian escuchar de nuevo en una hora. Es posible que el primer respondedor ya los venda por el hecho de que pueden ayudarlos con su situación y, si es urgente, es posible que ya creen una cita con otra oficina antes de que su oficina responda. A veces, un paciente potencial no sabe lo que necesita para ayudar a su situación actual, por lo que la primera persona en hacerle saber lo que debe hacer es a menudo la que confía primero.

Los mejores tiempos de respuesta también abren su oficina a más comentarios de los clientes. Si su oficina está en las redes sociales y los pacientes dejan quejas o comentarios positivos en su página, es importante responder a todas ellas. Para las revisiones positivas, no es necesario responder a ellos de inmediato, pero para las revisiones negativas — las quejas se ven como asuntos más urgentes. Si algo salió mal, los posibles pacientes que vean su página y ven los comentarios negativos querrían saber si se ha solucionado y cuánto tiempo tardó en resolverse. ¿Tuvieron que esperar un día o dos? ¿Una semana? Un paciente potencial quiere asegurarse de que si algo sale mal puede corregirse inmediatamente. Esto reduce el riesgo de visitar una nueva práctica.

Comentar y agradecer a aquellos que dejan comentarios positivos permitirá a sus espectadores ver que son apreciados también. Esto, a cambio, puede hacer que otros dejen comentarios más positivos que quieran compartir. Es importante nunca ignorar lo positivo. No preste demasiada atención a las quejas y pases por alto lo positivo. Los comentarios positivos son muy útiles para hacer crecer su práctica, así que asegúrese de responder a ella.

Si bien el tiempo de respuesta rápido es grande, no trate de ser demasiado rápido y pasar por alto lo que la persona está tratando de decir. Tómese el tiempo para leer y entender la situación antes de responder. No todos los «tiempos de respuesta rápidos» son «respuestas de calidad». Con el fin de asegurarnos de tener tiempo para responder rápidamente sin perder calidad, hemos creado un sistema para tomar pequeñas y tediosas tareas de oficina en sus propias manos.

ChiroWebMD le ahorra tiempo, dinero y mantiene a su equipo productivo. Con el tiempo que ahorrará, será más fácil manejar las nuevas consultas de pacientes. Su enfoque debe estar en sus pacientes y su experiencia con su consultorio quiropráctico. Dicho esto, ChiroWebMD tiene correos electrónicos generados automáticamente que puede poner en marcha para nuevas consultas de pacientes para asegurarse de que reciban algo de su oficina de inmediato antes de que pueda volver a ellos. Esto es increíblemente útil si su oficina está cerrada los fines de semana pero todavía quieren algún tipo de respuesta. Tener una respuesta, aunque sea automatizada, les permite saber que ha recibido su mensaje. En la respuesta automática, también puede personalizarla con fotos y enlaces a otras Preguntas Frecuentes en caso de que la respuesta a su pregunta actual se encuentre allí mientras esperan.

En días ajetreados de oficina, el sistema ChiroWebMD le ayudará a mantenerse concentrado y eliminar el trabajo innecesario de sus hombros, lo que le permitirá a usted y a su equipo responder a sus pacientes sin estrés adicional ni apresurarse con ellos. Los pacientes potenciales ya están allí por una razón, por lo que si se ralentiza y se toma el tiempo para centrarse en ellos, les ayudará a relajarse y sentirse apreciado. Recuerda, no solo se trata de lo rápido que respondes, sino de cómo respondes a ellos. Si haces que se sientan cómodos, importantes y construyes esa confianza con ellos, destacarás ante ellos.

Los tiempos de respuesta rápidos también ayudan con su boca en boca. Esto no tiene precio para cualquier oficina. Esta es la forma más pura de marketing: la opinión de un par. ¿Cómo puede alguien confiar en usted lo suficiente de inmediato si su oficina es completamente nueva para ellos? Si oyen a alguien en quien ya confían recomendar sus servicios, esa persona ya ayudó a crear ese factor de confianza para usted. Cuando alguien se oye de una oficina rápidamente, no es raro hablar. Cuando alguien deja una crítica positiva, a menudo dicen «y me volvieron enseguida! ». Les encanta añadir tiempo de respuesta como uno de los factores positivos que jugaron parte de su experiencia general.

El sistema ChiroWebMD también le permite tomar notas para mantenerse al día con sus respuestas. ¿Alguien en línea que dejó una queja obtuvo una respuesta que le permitió volver a probar sus servicios a una tarifa con descuento? Puede encontrar el perfil de esa persona en el sistema ChiroWebMD, o crear uno para ellos si es necesario, y anotar la oferta que le envió.

Si desea crear un mejor tiempo de respuesta sin perder la calidad de sus respuestas o desea mejorarlas, considere obtener un sistema que funcione con su oficina para manejar todo el trabajo gruñdo. Sus pacientes potenciales y pacientes recurrentes son extremadamente importantes para el éxito de su consultorio. ¡Después de todo, no hay oficina sin pacientes!

ChiroWebMD puede ayudarle a responder a las preguntas de inmediato, dando a su equipo más tiempo para dedicar respuestas reflexivas y dar a los pacientes la atención que merecen.

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