Cómo reducir el tiempo de respuesta

¡Reduzca su tiempo de respuesta sin renunciar a la calidad!

La característica más significativa del servicio al cliente de alta calidad, según los consumidores, es un tiempo de respuesta rápido. Sin embargo, el hecho de que responda rápidamente no significa que sea una respuesta de calidad. El truco es reducir el tiempo de respuesta al mismo tiempo poder tener soluciones de consumo y calidad a sus respuestas.

En una entrada anterior de blog, hemos explicado el razonamiento Por qué importa el tiempo de respuesta y le animamos a echar un vistazo si aún no lo ha hecho y descubra por qué es importante reducir el tiempo de respuesta.

Ahora, vamos a entrar para discutir formas en las que usted puede comenzar a reducir su tiempo de respuesta con nuestro software quiropráctico, ChiroWebMD, sin perder la calidad de sus respuestas!

Uso de respuestas automáticas de correo electrónico

El uso de respuestas automáticas por correo electrónico reducirá significativamente la cantidad de tiempo dedicado a responder a los pacientes de manera oportuna. Incluso un autorespondedor configurado para decir que ha recibido su mensaje y volverá a ellos dentro de [inserte el marco de tiempo ideal aquí] es un gran paso en la dirección correcta. Por un lado, esto permite a sus pacientes saber que ha recibido correctamente su correo electrónico. Dos, les da tranquilidad cuando se les da un marco de tiempo de cuándo esperar una respuesta en lugar de verificar religiosamente y preguntarse cuánto tiempo podría tomar.

Si su oficina quiropráctica está cerrada durante el fin de semana, se le notificará esto dentro del autorespondedor cuando incluya sus horas de oficina quiropráctica en el mensaje. De esta manera, si no reciben respuesta durante el fin de semana entenderán por qué y no se le llevará a cabo en su contra, ya que las oficinas generalmente no responden los días en que están cerrados.

Actualice sus preguntas frecuentes para reducir las consultas de pacientes

Esta es una buena y a menudo miró por encima! Muchas preguntas se hacen porque no la ven contestada en la página de preguntas frecuentes (Preguntas frecuentes) o no pueden encontrar la página por completo. Mantener esto actualizado sobre las nuevas preguntas más frecuentes reducirá la cantidad de las mismas preguntas que se están haciendo, por lo que puede liberar tiempo respondiendo a las que no son tan comunes.

Si ha configurado una respuesta automática de correo electrónico, es una buena idea incluir un enlace a su página de preguntas frecuentes dentro del correo electrónico en caso de que no hayan visto la página antes de ponerse en contacto con usted. Si su pregunta ha sido respondida a través del enlace de preguntas frecuentes antes de llegar a contestarlas usted mismo, ¡genial! Si se trata de una pregunta que no se encuentra en la página de preguntas frecuentes, entonces se le dará más tiempo para responder en consecuencia gracias a las preguntas comunes que se filtran.

Alertas basadas en tiempo

Las alertas basadas en tiempo se pueden configurar manualmente en ChiroWebMD para adaptarse a cualquier situación que necesite. Supongamos que lees un correo electrónico y necesitas información adicional antes de poder dar una respuesta correcta. Con el fin de asegurarse de que no se olvide de responder, puede configurar una alerta basada en el tiempo que se activará en cualquier cantidad de tiempo que necesite para obtener la información y que se le recuerde que debe responder. Los correos electrónicos, especialmente después de ser leídos, pueden perderse fácilmente en la fuente de la bandeja de entrada. Estas alertas pueden ser útiles cuando se trata de recordarle que debe responder a tiempo.

Incluso las preguntas que se hacen en los perfiles de redes sociales de su oficina quiropráctica pueden tardar algún tiempo en reunir cierta información antes de emitir una respuesta correcta. Utilice alertas basadas en el tiempo para su ventaja y cree recordatorios de la información necesaria y las consultas que requieran su atención.

Uso de plantillas

Mientras que nuestro software quiropráctico viene con plantillas de correo electrónico prehechas, ¡también puede crear las suyas propias! No solo la apariencia de la plantilla, sino la creación de una plantilla de respuesta prehecha donde todo lo que tiene que hacer es cambiar la respuesta puede ahorrarle mucho tiempo.

Por ejemplo, comience dando las gracias a su paciente por ponerse en contacto con su consultorio quiropráctico. Luego, haga que el cuerpo del texto sea cambiable para responder a la pregunta del paciente. Al final del correo electrónico, proporciona enlaces a tu página de preguntas frecuentes, redes sociales e información de contacto. Esto le permite responder sin olvidar dejar información útil. ¡Todo lo que necesitas hacer es concentrarte en responder a su pregunta!

Programación automática

Nuestro software quiropráctico incluye programación automática de citas. Esto le ahorra mucho tiempo en la programación redundante y le proporciona más tiempo para responder a los pacientes. Por ejemplo: cuando sus pacientes se inscriben para un plan específico, digamos 2 o 3 días a la semana, nuestro sistema reconocerá la frecuencia con la que necesitan venir y programar al paciente alrededor de sus horas de consulta y el horario específico del médico quiropráctico. Eso no es todo, sin embargo, el sistema de programación de ChiroWebMD es bastante potente y se adapta a los cambios en vivo! De hecho, tenemos un artículo sobre sus capacidades de programación y cómo le ayuda a mantenerse productivo y le ahorra tiempo valioso. Si está interesado en aprender más sobre el poder de la programación de ChiroWebMD, consulte nuestro artículo Programación con ChiroWebMD

La comida para llevar

Esperamos que estos consejos le sirvan para que pueda reducir fácilmente su tiempo de respuesta. ¡Con ChiroWebMD, reducir el tiempo de respuesta no podría ser más fácil! Es más que un software de citas, es un sistema que vive y se adapta a su oficina quiropráctica, convirtiéndose en parte de su equipo y eliminando las tediosas tareas cotidianas.

Puede ser fácil pedirle a su equipo que responda rápidamente, pero cuanto más se centre el equipo en la velocidad podría renunciar a la calidad y, a su vez, disminuir la calidad del servicio que usted proporciona a sus pacientes. Por eso nuestro sistema es importante: empuja a la oficina quiropráctica a mantenerse productiva y, debido a su capacidad para automatizar muchas tareas diarias, le da a su equipo el tiempo y el enfoque necesarios para ofrecer una experiencia de calidad superior a sus pacientes.