¿Sabía que el servicio eficiente se valora más que un servicio sencillo y amigable? ¡Sea eficiente mientras proporciona una experiencia positiva a sus pacientes!

Es importante que su consultorio responda con gran velocidad y precisión, al tiempo que proporciona un servicio al cliente de calidad. Los pacientes que se ponen en contacto con su consultorio quieren una respuesta inmediata, incluso el fin de semana cuando las oficinas están cerradas. Con tal demanda, ¿cómo estás preparado para manejarla?

¿Por qué es tan importante el servicio al cliente eficiente?

La falta de eficiencia puede dejar un impacto negativo en su pacientes por una serie de razones. Es posible que el paciente tenga una larga lista de tareas de cosas que hacer para ese día y permanecer en el teléfono en espera durante demasiado tiempo puede hacer retroceder todo el día. Hacer tiempo para que su secretaria sea libre para responder a las llamadas entrantes es importante para asegurarse de que no tienen que esperar mucho tiempo y pueden establecer una cita o recibir respuestas que están buscando antes de considerar pasar a otra oficina que pueda responder más rápido.

Cuando se trata de correos electrónicos, la mayoría desea una respuesta dentro de las 24 horas. Tenga en cuenta que incluso una respuesta automática justo después de enviar un correo electrónico a su oficina le está haciendo saber al paciente que ha recibido su correo electrónico y usted le responderá lo antes posible. Nuestro sistema le permite configurar correos electrónicos automáticos para aquellos que se pongan en contacto con usted en línea, indicando que ha recibido su correo electrónico y responderá tan pronto como sea posible. Esto le indica al cliente que el correo electrónico se envió correctamente y que su oficina está al tanto, lo que le da tranquilidad a su paciente. Tener esta solución sencilla en su lugar ayuda enormemente durante los fines de semana y otros días, la oficina está cerrada o a través de horas ajetreadas. Esta sencilla solución reduce el estrés para usted y su equipo ya que ya no se siente apresurado.

Ser amigable no siempre significa que la experiencia de su paciente sea positiva. Si no hay una solución hecha para adaptarse a sus necesidades después de un cierto período de tiempo, podrían renunciar a ponerse en contacto con su consultorio de nuevo (las primeras impresiones lo son todo). Es importante escuchar y entender a sus pacientes. A veces olvidamos detalles importantes que nos han contado o nos olvidamos de contestar. Nuestro sistema le permite tomar notas sobre cada paciente en su perfil individual y configurar alertas para tareas que necesita completar, como llamar a un paciente de vuelta o enviarle por correo electrónico cierta información. Recordar las necesidades de un cliente al tiempo que es eficiente para responder a ellas aumenta la visión que tienen de su marca.

Como a nadie le gusta repetirse, todas las notas están disponibles para que el personal de su oficina las vea tan pronto como las escriba. Esto significa que su secretaria puede cobrar por el plan correcto que desea y si otro quiropráctico debe hacerse cargo de una cita para usted, está al día sobre la información del paciente. Esto permite que toda su oficina sea eficiente.

Como puede ver, la eficiencia debe venir con un servicio al cliente de calidad que no pierda el tiempo del paciente y responda rápidamente a lo que necesita. Un servicio al cliente amigable no significa que haya resuelto nada o haya encontrado una solución en un plazo de tiempo deseable.

¿Cómo puede aumentar la eficiencia sin perder calidad

La solución es fácil: ¡Automatización!

Automatizar tareas tediosas que se vuelven repetitivas a lo largo del día y le retrasan la respuesta a sus pacientes liberará su tiempo para asegurarse de que sean atendidos adecuadamente sin prisas y en una cantidad de tiempo más deseable. Como mencionamos, los pacientes ahora esperan respuestas rápidas y ven respuestas rápidas como parte de tener un servicio de alta calidad.

Los pacientes todavía quieren conectarse y construir una relación con usted y su oficina y, a cambio, esto fomenta la lealtad a la marca. La automatización le da tiempo para hacer esto y ya que su enfoque se centrará en sus pacientes en lugar de otras tareas de segundo plano, el servicio que usted proporciona y las conexiones que realice tendrá un aumento en la calidad.

Otras áreas en las que mejorará la calidad serán la programación de citas, anuncios y planes de pago. La automatización eliminará los errores humanos y nuestro sistema responderá a cualquier cierre de oficinas de emergencia o no se presenta. Esto significa que si un quiropráctico tiene una licencia de emergencia o el clima ha obligado a cerrar la oficina, todas las citas afectadas dentro de ese plazo mostrarán un icono pulsante en el calendario. En respuesta a estas citas, ChiroWebMD envía notificaciones automáticas por correo electrónico a todos los pacientes afectados notificándoles que tendrán que responder o ponerse en contacto con su consultorio para reprogramarlo.

Si tiene eventos próximos, como clases de orientación al paciente, promociones especiales o día de agradecimiento al paciente — correos electrónicos automáticos se puede configurar para que cuando el tiempo se acerque, los correos electrónicos se enviarán a sus listas. No tener que preocuparse por enviar anuncios por correo electrónico al mismo tiempo que se prepara para eventos le ayuda a centrarse en la ejecución del evento. Imagínese cuánto mejor será un evento sin el tiempo perdido y el estrés que sube al enviar anuncios en los plazos apropiados.

Tener un sistema de tareas automatizado en su lugar puede reducir el estrés en la oficina al reducir el riesgo de errores humanos, disminuir la supervisión y la microgestión, aumentar la organización del lugar de trabajo y mejorar la comunicación interna. Tener menos estrés afectará la forma en que reaccione ante sus pacientes. Las primeras impresiones lo son todo y si un nuevo paciente entra en una oficina tranquila y acogedora, más cómodo se sentirá. Nuestro sistema también tiene un chat integrado para todos los que trabajan dentro de la oficina para que pueda comunicarse sin buscar a un miembro de la oficina. El estrés puede aumentar dentro de sus pacientes si ven que el personal se escurre alrededor de la oficina para buscarse unos a otros.

Para garantizar que tenga un servicio eficiente de calidad para sus pacientes, el objetivo es reducir su carga de trabajo, escuchar y conectarse a las necesidades de sus pacientes, eliminar el estrés, aumentar la concentración y mantenerse productivo. Para alcanzar este objetivo, ChiroWebMD puede automatizar muchas tareas tediosas que le permiten a usted y a su oficina centrarse únicamente en sus servicios y en sus pacientes para asegurarse de que obtienen las soluciones que necesitan rápidamente.