Saviez-vous que le service efficace est plus apprécié qu'un service simple et convivial ? Soyez efficace tout en offrant une expérience positive à vos patients !

Il est important que votre cabinet réponde avec rapidité et précision tout en fournissant un service à la clientèle de qualité. Les patients qui communiquent avec votre cabinet veulent une réponse immédiate, même le week-end, lorsque les bureaux sont fermés. Avec une telle demande, comment êtes-vous prêt à la gérer ?

Pourquoi un service à la clientèle efficace est-il si important ?

Un manque d'efficacité peut avoir un impact négatif sur votre patients pour un certain nombre de raisons. Le patient peut avoir une longue liste de tâches à faire pour ce jour-là et rester en attente trop longtemps peut repousser toute la journée. Il est important de donner à votre secrétaire le temps de répondre aux appels entrants afin de s'assurer qu'il n'a pas à attendre très longtemps et qu'il soit en mesure de prendre rendez-vous ou de recevoir les réponses qu'il recherche avant d'envisager de passer à un autre bureau qui pourra répondre plus rapidement.

En ce qui concerne les courriels, la plupart souhaitent une réponse dans les 24 heures. Gardez à l'esprit que même une réponse automatique juste après l'envoi d'un courriel à votre bureau permet au patient de savoir que vous avez reçu son courriel et que vous y répondrez dès que possible. Notre système vous permet de configurer des courriels automatiques pour ceux qui vous contactent en ligne, indiquant que vous avez reçu leur e-mail et répondront dès que vous le pouvez. Cela indique au client que le courriel a été envoyé avec succès et que votre bureau est au courant, ce qui donne à votre patient la tranquillité d'esprit. Avoir cette solution simple en place aide grandement pendant les week-ends et les autres jours, le bureau est fermé ou pendant les heures de travail. Cette solution simple réduit le stress pour vous et votre équipe car vous ne vous sentez plus précipité.

Être amical ne signifie pas toujours que l'expérience de votre patient est positive. S'il n'y a pas de solution adaptée à leurs besoins après un certain laps de temps, ils pourraient renoncer à contacter à nouveau votre cabinet (les premières impressions sont tout). Il est important d'écouter et de comprendre vos patients. Parfois, nous oublions les détails importants qu'ils nous ont donnés ou oublions de répondre. Notre système vous permet de prendre des notes sur chaque patient dans son profil individuel et de mettre en place des alertes pour les tâches que vous devez accomplir, comme appeler un patient ou lui envoyer certaines informations par e-mail. Se souvenir des besoins d'un client tout en étant efficace pour y répondre augmente la vision qu'il a de votre marque.

Comme personne n'aime se répéter, toutes les notes sont à la disposition de votre personnel de bureau dès que vous les tapez. Cela signifie que votre secrétaire peut facturer le bon plan qu'il veut et si un autre chiropraticien doit prendre rendez-vous pour vous, il est à jour sur les informations du patient. Cela permet à l'ensemble de votre bureau de rester efficace.

Comme vous pouvez le voir, l'efficacité doit venir avec un service à la clientèle de qualité qui ne perd pas le temps du patient et répond rapidement à ce dont il a besoin. Un service client convivial ne signifie pas qu'il a résolu quoi que ce soit ou trouvé une solution dans un délai souhaitable.

Comment pouvez-vous augmenter l'efficacité sans perdre la qualité

La solution est facile : l'automatisation !

L'automatisation de tâches fastidieuses qui deviennent répétitives tout au long de la journée et qui vous retardent de répondre à vos patients vous permettra de vous libérer de votre temps pour s'assurer qu'ils sont correctement pris en charge sans la précipitation et dans un délai plus souhaitable. Comme nous l'avons mentionné, les patients s'attendent maintenant à des réponses rapides et considèrent que les réponses rapides font partie d'un service de qualité.

Les patients veulent toujours établir des liens et établir une relation avec vous et votre bureau et, en retour, cela renforce la fidélité à la marque. L'automatisation vous donne le temps de le faire et puisque vous vous concentrerez sur vos patients plutôt que sur d'autres tâches de fond, le service que vous fournissez et les connexions que vous établissez augmenteront en qualité.

D'autres domaines où la qualité s'améliorera seront la planification des rendez-vous, les annonces et les plans de paiement. L'automatisation éliminera les erreurs humaines et notre système répondra à toute fermeture de bureau d'urgence ou non-présentation. Cela signifie que si un chiropraticien a un congé d'urgence ou si le temps a forcé le bureau à fermer, tous les rendez-vous touchés dans ce délai afficheront une icône de pulsation sur le calendrier. En réponse à ces rendez-vous, ChiroWebMD envoie notifications automatiques par e-mail à tous les patients touchés en les informant qu'ils devront répondre ou communiquer avec votre bureau pour reporter le calendrier.

Si vous organisez des événements à venir, comme des cours d'orientation pour les patients, des promotions spéciales ou une journée d'appréciation des patients — courriels automatiques peut être configuré afin que lorsque le temps se rapproche, les e-mails seront envoyés à vos listes. Ne pas avoir à vous soucier d'envoyer des annonces par e-mail en même temps que vous vous préparez à des événements vous aide à vous concentrer sur l'exécution de l'événement. Imaginez à quel point un événement sera meilleur sans le temps perdu et le stress engendrés par l'envoi d'annonces dans des délais appropriés.

La mise en place d'un système de tâches automatisé peut réduire le stress au bureau en réduisant le risque d'erreur humaine, en diminuant la supervision et la microgestion, en augmentant l'organisation du lieu de travail et en améliorant la communication interne. Avoir moins de stress aura une incidence sur la façon dont vous réagissez à vos patients. Les premières impressions sont tout et si un nouveau patient entre dans un bureau calme et accueillant, plus il se sentira à l'aise. Notre système dispose également d'un chat intégré pour tous ceux qui travaillent au bureau afin que vous puissiez communiquer sans traquer un membre du bureau vers le bas. Le stress peut augmenter chez vos patients s'ils voient le personnel se promener autour du bureau pour se chercher les uns les autres.

Afin de garantir un service de qualité efficace pour vos patients, l'objectif est de réduire votre charge de travail, d'écouter et de répondre aux besoins de vos patients, d'éliminer le stress, d'augmenter la concentration et de rester productif. Pour atteindre cet objectif, ChiroWebMD peut automatiser de nombreuses tâches fastidieuses qui vous permettent, vous et votre bureau, de vous concentrer uniquement sur vos services et vos patients pour s'assurer qu'ils obtiennent rapidement les solutions dont ils ont besoin.