Réduisez votre temps de réponse sans renoncer à la qualité !

La caractéristique la plus significative du service à la clientèle de haute qualité, selon les consommateurs, est un temps de réponse rapide. Cependant, ce n'est pas parce que vous répondez rapidement que c'est une réponse de qualité. L'astuce consiste à réduire votre temps de réponse tout en étant en mesure d'avoir des solutions pour les consommateurs et la qualité de vos réponses.

Dans un précédent billet de blog, nous avons expliqué le raisonnement Pourquoi le temps de réponse compte et vous encourage à jeter un coup d'œil si vous ne l'avez pas déjà fait et à apprendre pourquoi il est important de réduire votre temps de réponse.

Maintenant, nous allons discuter de la façon dont vous pouvez commencer à réduire votre temps de réponse avec notre logiciel chiropratique, ChiroWebMD, sans perdre la qualité de vos réponses !

Utilisation des répondeurs automatiques de courrier électronique

L'utilisation de répondeurs automatiques par courriel réduira considérablement le temps consacré à répondre aux patients en temps opportun. Même un répondeur automatique configuré pour dire que vous avez reçu leur message et qu'il y reviendra dans [insérer un délai idéal ici] est un grand pas dans la bonne direction. D'une part, cela permet à vos patients de savoir que vous avez bien reçu leur courriel. Deuxièmement, cela leur donne la tranquillité d'esprit lorsqu'on leur donne un laps de temps pour attendre une réponse plutôt que de vérifier religieusement et de se demander combien de temps cela pourrait prendre.

Si votre bureau de chiropratique est fermé pendant la fin de semaine, il en sera informé au sein du répondeur automatique lorsque vous incluez vos heures de bureau chiropratique dans le message. De cette façon, s'ils ne reçoivent pas de réponse pendant la fin de semaine, ils comprendront pourquoi et cela ne sera pas retenu contre vous car les bureaux ne répondent généralement pas les jours où ils sont fermés.

Mettre à jour votre FAQ pour réduire les demandes de renseignements des patients

C'est un bon et souvent regardé par-dessus ! De nombreuses questions sont posées parce qu'elles ne voient pas la réponse dans votre page FAQ (Foire aux questions) ou ne trouvent pas la page. La mise à jour des nouvelles questions fréquemment posées permettra de réduire le nombre de questions posées afin que vous puissiez libérer du temps pour répondre à des questions qui ne sont pas si courantes.

Si vous avez configuré un répondeur automatique de courrier électronique, il est conseillé d'inclure un lien vers votre page FAQ dans l'e-mail au cas où ils n'ont pas vu la page avant de vous contacter. Si leur question a été répondu via le lien FAQ avant que vous ne soyez là pour y répondre vous-même, super ! S'il s'agit d'une question qui n'est pas trouvée sur la page FAQ, alors vous aurez plus de temps pour y répondre en conséquence grâce aux questions courantes filtrées.

Alertes temporelles

Les alertes temporelles peuvent être configurées manuellement dans ChiroWebMD pour s'adapter à la situation dont vous avez besoin. Supposons que vous lisiez un courriel et que vous avez besoin d'informations supplémentaires avant de pouvoir donner une réponse correcte. Afin de vous assurer de ne pas oublier de répondre, vous pouvez configurer une alerte temporelle qui s'éteindra dans n'importe quel temps que vous avez besoin pour obtenir les informations et recevoir un rappel de réponse. Les e-mails, en particulier après avoir été lus, peuvent facilement se perdre dans le flux de la boîte de réception. Ces alertes peuvent être utiles lorsqu'il s'agit de vous rappeler de répondre à temps.

Même les questions qui sont posées sur les profils de médias sociaux de votre bureau de chiropratique peuvent prendre un certain temps pour rassembler certaines informations avant de donner une réponse correcte. Utilisez les alertes temporelles à votre avantage et créez des rappels des informations nécessaires et des demandes de renseignements qui nécessitent votre attention.

Utilisation des modèles

Alors que notre logiciel chiropratique est livré avec des modèles d'email préfaits, vous pouvez également créer le vôtre ! Non seulement l'aspect et la sensation du modèle, mais la création d'un modèle de réponse préfabriqué où tout ce que vous avez à faire est de changer la réponse peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Par exemple, commencez par remercier votre patient d'avoir contacté votre bureau de chiropratique. Ensuite, faites changer le corps du texte pour répondre à la question du patient. À la fin de l'e-mail, fournissez des liens vers votre page FAQ, les réseaux sociaux et les coordonnées. Cela vous permet de répondre sans oublier de laisser des informations utiles. Tout ce que vous avez à faire, c'est de répondre à leur question !

Planification automatique

Notre logiciel chiropratique inclut la planification automatique des rendez-vous. Cela vous permet d'économiser beaucoup de temps sur la planification redondante et vous offre plus de temps pour répondre aux patients. Par exemple : lorsque vos patients s'inscrivent à un plan spécifique, disons 2 ou 3 jours par semaine, notre système reconnaîtra à quelle fréquence ils doivent venir et programmer le patient autour de vos heures de bureau et de l'horaire spécifique du médecin chiropraticien. Ce n'est pas tout, le système de planification de ChiroWebMD est assez puissant et s'adapte aux changements en direct ! En fait, nous avons un article sur ses capacités de planification et sur la façon dont il vous aide à rester productif et vous faire gagner un temps précieux. Si vous souhaitez en savoir plus sur la puissance de la programmation de ChiroWebMD, consultez notre article Planification avec ChiroWebMD

Le Plat à emporter

Nous espérons que ces conseils vous éclaireront sur les moyens de réduire facilement votre temps de réponse. Avec ChiroWebMD, réduire votre temps de réponse ne serait pas plus facile ! Plus qu'un logiciel de rendez-vous, c'est un système qui évolue et s'adapte avec votre bureau chiropratique, faisant partie de votre équipe et éliminant les tâches quotidiennes fastidieuses.

Il peut être facile de demander à votre équipe de répondre rapidement, mais plus l'équipe se concentre sur la rapidité, elle pourrait renoncer à la qualité et, à son tour, diminuer la qualité du service que vous fournissez à vos patients. C'est pourquoi notre système est important : il pousse le bureau chiropratique à rester productif et, en raison de sa capacité à automatiser de nombreuses tâches quotidiennes, donne à votre équipe le temps et la concentration nécessaires pour offrir une expérience de qualité supérieure à vos patients.