Votre temps de réponse peut envoyer un bon ou un mauvais message à ceux qui s'intéressent à vos services. Découvrez pourquoi le temps de réponse compte et comment il peut repousser les gens !

Une étude menée par Lead Connect a révélé que 78 % des clients achèteront auprès de l'entreprise qui répond en premier à leur demande. Mais comment se fait-il ? Quelles sont les raisons derrière cela ?

Souvent, de nouveaux patients ont déjà cherché à plusieurs endroits où aller. S'ils croient que votre bureau peut les aider, un mauvais temps de réponse peut les envoyer ailleurs ou les repousser. Un mauvais temps de réponse peut rendre une personne sans importance et ne vaut pas beaucoup de votre temps. Pour les nouveaux patients qui ont communiqué avec d'autres bureaux à la fois, ils se sentent généralement plus attirés à aller avec la personne qui répond en premier à eux.

En ce qui concerne les e-mails, nous voyons généralement un message sur le site de la marque indiquant qu'ils répondront dans les 24 heures. Bien que répondre dans les 24 heures est un signe formidable, les consommateurs apprécient l'écoute en moins d'une heure. Le premier intervenant peut déjà les vendre sur le fait qu'il peut les aider dans leur situation et si c'est urgent, il pourrait déjà créer un rendez-vous avec un autre bureau avant que votre bureau ne réponde. Parfois, un patient potentiel ne sait pas ce dont il a besoin pour aider sa situation actuelle, de sorte que la première personne à lui faire savoir ce qu'il doit faire est souvent celle qu'il a confiance en premier.

De meilleurs temps de réponse ouvrent également à votre bureau davantage de commentaires clients. Si votre bureau est sur les réseaux sociaux et que les patients laissent des plaintes ou des commentaires positifs sur votre page, il est important de répondre à toutes les questions. Pour les commentaires positifs, vous n'avez pas besoin d'y répondre immédiatement, mais pour les commentaires négatifs — les plaintes sont considérées comme des questions plus urgentes. Si quelque chose s'est mal passé, les patients potentiels qui voient votre page et voient les commentaires négatifs voudront savoir si cela a été corrigé et combien de temps cela a pris pour être résolu. Ils ont dû attendre un jour ou deux ? Une semaine ? Un patient potentiel veut s'assurer que si quelque chose tourne mal, il peut être corrigé immédiatement. Cela réduit les risques liés à la visite d'une nouvelle pratique.

Commenter et remercier ceux qui laissent des commentaires positifs permettra à vos spectateurs de voir qu'ils sont également appréciés. Cela, en retour, peut susciter d'autres personnes à laisser des commentaires plus positifs qu'ils souhaitent partager. Il est important de ne jamais ignorer le positif. Ne donnez pas trop d'attention aux plaintes et négligez le positif. Les commentaires positifs sont très utiles pour développer votre pratique, alors assurez-vous d'y répondre.

Bien que le temps de réponse rapide soit excellent, n'essayez pas d'être trop rapide et négligez ce que la personne essaie de dire. Prenez le temps de lire et de comprendre la situation avant de répondre. Les « temps de réponse rapides » ne sont pas tous des « réponses de qualité ». Afin de vous assurer que vous avez le temps de répondre rapidement sans perdre la qualité, nous avons mis en place un système pour prendre de petites tâches de bureau fastidieuses en mains.

ChiroWebMD vous permet d'économiser du temps, de l'argent et de maintenir la productivité de votre équipe. Avec le temps que vous économiserez, il deviendra plus facile de traiter les nouvelles demandes de renseignements des patients. Vous devriez mettre l'accent sur vos patients et sur leur expérience avec votre bureau de chiropratique. Cela étant dit, ChiroWebMD a des courriels générés automatiquement que vous pouvez mettre en place pour les nouvelles demandes de renseignements des patients afin de s'assurer qu'ils reçoivent quelque chose de votre bureau tout de suite avant que vous soyez en mesure d'y revenir. Ceci est incroyablement utile si votre bureau est fermé le week-end, mais ils veulent quand même un type de réponse. Une réponse, même automatisée, leur permet de savoir que vous avez reçu leur message. Dans la réponse automatique, vous pouvez également la personnaliser avec des photos et des liens vers d'autres questions fréquemment posées au cas où la réponse à leur question actuelle pourrait y être trouvée pendant qu'ils attendent.

Les jours de bureau chargés, le système ChiroWebMD vous aidera à rester concentré et à éliminer le travail inutile de vos épaules — vous et votre équipe de répondre à vos patients sans stress supplémentaire ni précipiter avec eux. Les patients potentiels sont déjà là pour une raison, donc si vous ralentissez et prenez le temps de vous concentrer sur eux, cela les aidera à se détendre et à se sentir appréciés. Rappelez-vous, il ne s'agit pas seulement de la rapidité avec laquelle vous répondez, mais aussi de vous répondez à eux. Si vous les faites sentir à l'aise, important, et que vous construisez cette confiance avec eux, vous vous démarquerez pour eux.

Des temps de réponse rapides aident également avec votre bouche à oreille. C'est inestimable pour n'importe quel bureau. C'est la forme la plus pure de marketing : l'opinion d'un pair. Comment quelqu'un vous fait-il assez confiance tout de suite si votre bureau est complètement nouveau pour eux ? S'ils entendent quelqu'un en qui ils ont déjà confiance recommander vos services, cette personne a déjà contribué à créer ce facteur de confiance pour vous. Quand quelqu'un entend revenir rapidement d'un bureau, il n'est pas rare de s'en rassurer. Quand quelqu'un laisse une critique positive, ils disent souvent « et ils me sont retournés tout de suite !  ». Ils aiment ajouter le temps de réponse comme étant l'un des facteurs positifs qui ont joué un rôle dans leur expérience globale.

Le système ChiroWebMD vous permet également de prendre des notes pour suivre vos réponses. Est-ce que quelqu'un en ligne qui a déposé une plainte a obtenu une réponse qui lui a permis de réessayer vos services à un tarif réduit ? Vous pouvez trouver le profil de cette personne dans le système ChiroWebMD, ou en créer un si nécessaire, et noter l'offre que vous lui avez envoyée.

Si vous voulez créer un meilleur temps de réponse sans perdre la qualité de vos réponses ou si vous souhaitez les améliorer, envisagez d'obtenir un système qui fonctionne avec votre bureau pour gérer tout le travail grognant. Vos patients potentiels et patients récurrents sont extrêmement importants pour le succès de votre cabinet. Après tout, il n'y a pas de bureau sans patients !

ChiroWebMD peut vous aider à répondre immédiatement aux demandes de renseignements, donnant à votre équipe plus de temps pour répondre de façon réfléchie et donner aux patients l'attention qu'ils méritent.

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